公司AI工具使用管理制度 数据分级审核实施范本
该制度适用于全体员工及外包人员，明确AI工具仅作辅助，责任不可转移。按数据敏感度分为绿、黄、红三区，红区禁止输入外部AI。使用需经双闸复核流程，保留记录不少于12个月，每季度审计，异常30分钟内上报。
AI使用管控 · 内部制度
公司AI工具使用管理制度
先说几个核心判断：当生成式AI工具已经渗透到日常工作的每一个环节，公司需要一个明确的、可执行的工具使用规则。这套规则不是为了限制大家，而是为了在高效和风险之间找到一个平衡点。下面这份制度，结合了AI的实际使用场景，从准入、数据、流程到应急，都做了框架性的设计。
一、总则与适用范围
本制度适用于公司所有员工、实习人员、外包协作人员，覆盖大家在工作中使用生成式AI、智能搜索、代码助手、图像音视频生成工具，以及那些带有AI能力的办公插件。制度由信息安全与流程管理部归口管理，适用对象是全体员工、长期驻场外包人员及获授权供应商。
有几个基本原则必须牢记：
- AI只是辅助工具，业务责任、事实核验和最终决策，绝不能甩给模型。
- 只处理完成任务所必需的最少信息，别想着用拆分输入、多轮对话或者截图的方式去绕开数据红线。
- 对输出的任何事实、数字、引用、代码、知识产权和偏见风险，都要进行人工核验。
二、职责与工具准入
| 角色 | 主要职责 | 执行要求 |
|---|---|---|
| 制度归口 | 维护规则、白名单和季度审计 | 白名单示例：澄明AI工作台企业版、文心一言企业版、Microsoft 365 Copilot企业租户 |
| 专业复核 | 核验事实、专业结论与数据来源 | 责任人：内容质量负责人顾承宇 |
| 发布批准 | 判断对外披露、品牌与标识要求 | 责任人：品牌合规负责人周岚 |
新增任何AI工具，都必须完成服务条款、数据用途、留存周期、跨境传输、账号权限、插件调用和删除机制等全流程评估。那些没进白名单的个人账号，只能处理公开信息，绝对不能碰公司的业务材料。
三、数据分区与输入红线
绿区｜可直接辅助
已公开的产品资料、公开法规、无客户信息的通用文案，可使用白名单企业版工具，输出仍须核验。
黄区｜脱敏后审批
内部流程、未发布经营信息及去标识化样本，须先脱敏并经直属负责人批准，仅限企业租户。
红区｜禁止外部输入
客户原始数据、敏感个人信息、核心源代码、合同底价、账号凭证及未公开并购信息，禁止输入外部AI服务。
有一点需要特别注意：涉及法律意见、财务结论、人事决定、客户承诺、对外新闻稿与可执行代码的任务，AI输出的结果绝对不能直接采用，必须进入双闸复核流程。
四、从使用到发布的双闸流程
使用前
确认工具在白名单内；判断数据等级；黄区完成脱敏与审批；记录任务目的。
→
输出后
逐项核验事实、数字、引文、知识产权与偏见；高风险内容由专业责任人签认。
→
发布前
由发布责任人确认受众、渠道和标识。标识规则：对外发布的AI生成或合成文本、图片、音视频按渠道功能和适用规定作显著声明，并保留文件元数据。
五、记录、事件与持续审查
| 控制项 | 公司执行口径 | 责任证据 |
|---|---|---|
| 使用记录 | 保留任务、工具、数据等级、操作者、复核人与发布状态，期限为不少于12个月 |
AI使用登记台账 |
| 制度审计 | 每季度抽查一次，高风险部门覆盖率100% |
抽查记录与整改清单 |
| 培训复训 | 入职10个工作日内完成首训，此后每半年复训 |
培训签到与测验结果 |
异常事件处置
一旦发现敏感信息误输入、账号异常、未经审核发布、标识缺失，或者模型输出已经造成了实际影响，必须立即停止传播、保全记录，并通知信息安全经理沈川。初报时限是发现后30分钟内。事件组需要完成影响评估、删除或撤回、相关方通知、原因分析、控制修订和复盘闭环。
发布与批准
批准人：总经理陆衡
批准日期：2026年7月28日
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