wps文档如何加密 设置打开和编辑密码

给报价单加两道密码后，可以让“能查看”和“能编辑”分开：收件人先用打开密码进入文档，需要修改原文件时，再输入编辑密码。下面沿用同一份报价单，完成设置、保存和重新打开验证。

本文以 Windows 桌面版 WPS 文字为主线，操作对象为本地 .docx 文档。密码加密与账号授权是不同功能；这次只用【密码加密】，不切换到账号加密或在线分享权限。

WPS文字中打开的报价单文档界面

1. 打开报价单，另存一份演示文件

在 WPS 文字中打开自己的报价单，确认正文、表格和页码都已显示，并且当前文件可以编辑。点击【文件→另存为】，在自己管理的本地文件夹里保存为“报价单-演示.docx”，后续所有操作都在这份文件上完成。

先看清文档标签上的文件名，避免给原稿设置密码，却拿另一份副本验证。如果原文件已经带有密码或权限限制，应先用自己的有效凭据取得编辑权限，再继续设置。

本例的目标是同时保护打开与编辑，因此准备两组自己保管的密码：一组供阅读者打开文档，另一组只交给需要编辑的人。建议两组不同，也不要使用本文文件名、生日或连续数字作为密码。密码一旦遗忘，WPS 没有官方找回途径，设置前先在自己可信的密码管理工具中记录。

2. 进入密码加密窗口，找准两类权限

保持“报价单-演示.docx”处于打开状态，点击左上角【文件】，依次进入【文档加密→密码加密】。

WPS文档加密设置窗口，显示打开权限和编辑权限输入框

窗口里需要区分两个区域：打开权限控制能否进入文档查看内容，编辑权限控制能否按正常编辑方式修改文件。不同版本可能把输入框写作“打开文件密码”“打开密码”以及“编辑文件密码”“修改文件时的密码”，认准所属权限即可，不要把两种密码都填进打开权限区域。

有些 Windows 版本也在【审阅→文档加密】下提供【密码加密】入口，它通向相应的加密设置。本文后续仍沿用【文件】菜单这条主路径。若看到的是“添加指定人”“私密文档保护”等账号授权内容，应返回并选择【密码加密】，不要按账号加密流程往下设置。

3. 填写打开密码，控制文档查看

在【打开权限】区域输入准备好的打开密码。界面若显示“再次输入密码”或弹出确认框，再输入同一组密码；两次输入的大小写、符号和空格都要一致。

填完以后先不要关闭窗口，继续设置下一节的编辑密码。此时只是把密码填入设置窗口，不能仅凭密码框出现圆点，就判断磁盘上的文件已经完成加密。

如果实际只想让知道密码的人查看和编辑，设置打开密码即可，编辑密码可以留空；但本例需要将两种权限分开，所以继续保留打开密码，并填写编辑权限区域。

4. 设置编辑密码，应用后保存文件

在同一窗口的【编辑权限】区域输入另一组密码，并按界面要求确认。注意：编辑密码的确认框要与编辑密码一致，而不是再填一次打开密码。

本例此时应是“打开权限已设置、编辑权限也已设置”。如果你只希望文档公开阅读、修改时才要求密码，才使用“打开密码留空、编辑密码填写”的组合；那种设置不会阻止别人查看正文。

检查两组输入后点击【应用】；部分版本使用【确定】按钮，按当前窗口实际显示的确认按钮完成设置。回到文档后，再按 Ctrl+S 保存；如出现保存确认提示，完成保存再关闭文件。

编辑密码主要用于控制正常编辑入口，不能把它当作内容保密的替代方案。只知道打开密码的人仍然能够阅读正文，也不能据此保证内容无法被复制、拍摄或重新整理。

4. 设置编辑密码，应用后保存文件

5. 关闭文件，再验证打开密码与只读状态

关闭“报价单-演示.docx”的文档标签，从刚才的本地保存位置重新打开它。不要用仍然敞开的文档页判断加密效果。

首先检查是否出现打开密码提示。取消输入时，应无法进入文档正文；输入正确的打开密码后，才能继续打开流程。如果没有要求打开密码，先确认打开的是不是刚才保存的同一份文件，再检查是否确实完成了应用与保存。

打开文档时的密码输入提示及只读选项

出现编辑密码提示时，先不输入编辑密码，选择【只读】进入。这一次用于模拟只获得阅读权限的收件人：报价单内容应能查看，但文档处于只读状态，而不是已经取得原文件的编辑权限。

不同版本的提示外观、出现时机可能不同，验证时关注三个结果：没有打开密码不能查看；只有打开密码可以阅读；取得编辑权限还需要编辑密码。若当前客户端没有按预期表现，不要直接把这份文件当作已验证的加密成品发送。

6. 输入编辑密码，验证修改能保存

关闭刚才以只读方式打开的文档，再次打开同一文件。输入打开密码，在编辑密码提示中填写第二组密码，并选择【解锁编辑】或当前窗口对应的编辑确认按钮。

进入文档后，在报价单中找一处用于演示的状态文字，例如把“待确认”改为“已确认”，然后按 Ctrl+S。关闭并再次打开同一文件，用两组正确密码进入，检查刚才的改动是否仍在。

这一步同时验证编辑权限和保存位置。如果修改被保存成了另一份文件，应分别核对新旧文件，不能把新文件里的变化当作原文件已经更新。演示结束后，也可以将状态文字改回原样并保存。

需要交付时，发送经过重新打开验证的这份 .docx 文件，并向阅读者提供打开密码；只有需要修改文件的人才获取编辑密码。接收方若使用其他办公软件，也应在实际客户端验证打开和编辑效果，不把本机设置成功当成所有软件都一致支持。

7. 需要取消密码时，先解锁再清空对应设置

以后要调整这份文档，先用有效密码打开并取得编辑权限，再进入【文件→文档加密→密码加密】。

只取消编辑限制，就清空编辑权限区域的密码及对应确认内容，保留打开权限；若要取消全部密码，则将两类密码都清空。点击【应用】或【确定】后，按 Ctrl+S 保存，再关闭并重新打开，确认实际提示与自己的目标一致。

如果当前以只读方式打开，应先退出，重新输入编辑密码解锁，再更改加密设置。不要把“清空一个输入框”当作已经取消了两类保护。

最后保留经过验证的工作文件和自己管理的密码记录。若保留未加密原稿作为备份，也应放在受控位置，避免发送文件时误把原稿当成加密版本。

7. 需要取消密码时，先解锁再清空对应设置