EndNote导入文献教程：RIS题录与PDF批量导入设置指南

在 EndNote 中建立文献库时，最基础也最关键的一步是将外部文献数据准确导入。直接拖拽文件往往只能添加附件而无法生成完整的题录信息，导致后续引用时缺少作者、年份等关键元数据。通过规范的导入流程，可以确保 RIS 等结构化数据进入正确字段，或利用 PDF 自动识别功能补充全文附件。

EndNote 主界面及 File 导入入口

导入前需明确一点：题录文件（如 .ris, .txt）与全文 PDF 的处理逻辑不同。前者包含结构化的 bibliographic data，后者主要依靠软件从文本层提取 DOI 进行匹配。以下操作基于 Windows 桌面版 EndNote，按实际工作流顺序展开。

1. 准备文献库和导出的题录文件

首先打开目标 EndNote 库，建议对重要数据进行备份。从 Web of Science、PubMed 或知网等数据库导出文献时，请选择 EndNote 支持的格式。常见的有 RIS 格式（通用性强）或 EndNote 专用导出格式。

注意区分“下载全文”和“导出引文”。导出的文件通常是几 KB 的文本文件，包含了作者、标题、摘要等信息；而 PDF 是几 MB 的全文文档。不要手动将网页复制的内容保存为 .ris 后缀，这种文件内部缺乏标准标记，无法被软件正确解析。

1. 准备文献库和导出的题录文件

2. 通过文件导入 RIS 或其他题录

在 EndNote 主界面，点击菜单栏的【File】→【Import】→【File】。在弹出的对话框中，点击【Choose】选中刚才下载的题录文件。

导入文件对话框中的过滤器选择

关键步骤在于【Import Option】的选择：

• RIS 文件：通常选择 Reference Manager (RIS)。这是最通用的过滤器，适用于大多数数据库导出的 .ris 文件。
• EndNote 导出文件：如果来源是其他 EndNote 库或支持该格式的数据库，选择 EndNote Import。
• XML 文件：部分现代数据库提供 XML 格式，需选择 EndNote Generated XML。

如果下拉列表中没有合适的选项，点击【Other Filters】查找与来源数据库名称匹配的过滤器。切勿因为文件扩展名是 .txt 就随意选择 Text File 或 EndNote Import，这会导致所有信息挤在一个字段中。

在【Duplicates】选项中，若希望避免重复录入，选择 Discard Duplicates；若需保留所有记录以便后续去重，选择 Import All。【Text Translation】通常保持默认 Unicode (UTF-8)，若导入后出现中文乱码，可尝试改为 GBK 或重新检查源文件编码。

点击【Import】开始导入。进度条结束后，左侧分组栏会出现一个名为 Imported References 的临时分组，其中包含了本次导入的所有记录。

3. 检查 Imported References 中的字段

导入完成后，务必进入 Imported References 分组抽查数据质量。随机点击几条记录，检查右侧预览窗格或编辑窗格中的 Author、Year、Title、Journal 等字段是否分离正确。

如果发现作者名和标题混在一起，或者年份缺失，说明【Import Option】选择错误。此时应删除这些记录，重新执行导入步骤并更换过滤器。确认无误后，可以将这些记录移动到你建立的特定主题分组中。Imported References 是一个动态分组，下次导入新文献时，它会自动更新为新导入的记录，因此不要依赖它来长期管理文献。

4. 使用 PDF 生成记录或附带全文

如果你手头只有 PDF 文件而没有题录文件，可以尝试让 EndNote 自动创建记录。同样进入【File】→【Import】→【File】，选中 PDF 文件，但在【Import Option】中选择 PDF。

软件会扫描 PDF 的第一页或元数据，尝试提取 DOI 或标题，并联网检索以补全作者、期刊等信息。如果成功，你会看到一条带有附件的新记录；如果失败，可能只生成一个以文件名命名的空记录，或者提示未找到匹配项。

注意：扫描件、图片型 PDF 或缺少 DOI 的预印本，自动识别成功率较低。对于已通过 RIS 导入的文献，建议直接将 PDF 拖拽到对应记录上作为附件，而不是再次导入 PDF 生成重复记录。

4. 使用 PDF 生成记录或附带全文

5. 批量导入 PDF 文件夹并保存结果

当需要处理大量已下载的 PDF 时，使用文件夹导入更高效。点击【File】→【Import】→【Folder】。

批量导入文件夹设置界面

在对话框中指定包含 PDF 的文件夹路径。勾选 Include files in subfolders 可递归导入子目录中的文件。【Import Option】依然选择 PDF。设置好重复记录处理方式后点击【Import】。

导入过程可能需要较长时间，取决于文件数量和网速（用于在线匹配元数据）。完成后，同样需要进入 Imported References 分组进行抽检。重点检查那些识别失败的记录，手动补充缺失的元数据。对于无法自动匹配的 PDF，可能需要人工检索题录后合并。

最后，确认文献库中的记录均可正常打开附件，且关键字段完整。定期清理 Imported References 分组中的无效记录，保持库的整洁。导入只是第一步，后续的分组管理和去重同样重要。